Si regularmente no ejecutas informes financieros, deberías considerar empezar a hacerlos.
Quickbooks realiza un excelente trabajo en proveer docenas de informes pre-estructurados que pueden ser personalizados. Probablemente los vayas a utilizar cuando quieras saber dónde estás parado en un área en particular, como por ejemplo, en impuestos sobre la nómina (payroll taxes).
Sin embargo, cualquier entrenamiento de Quickbooks te va a recomendar que ejecutes informes financieros específicos cada mes. La estructura única de tu compañía, necesidades y nivel de responsabilidad puede estar necesitando un conjunto específico de informes sobre una base regular.
De no ser así, aquí hay cinco tipos de informes financieros que deberías estar creando mensualmente, como mínimo. Estos son sumamente importantes porque examinan tu situación financiera tanto de forma general, como en detalle. Te permite comparar con periodos anteriores, obtener una visión más clara de donde estas ahora y prever en un futuro.
Las ganancias y pérdidas (profit and loss) indican cuánto dinero produjiste o perdiste en un periodo de tiempo determinado. Hay muchas variaciones de esto, entre las cuales encontramos:
- Detalle de ganancias y pérdidas (Profit & Loss Detail): muestra las transacciones dentro de las cuentas de ingresos y gastos que contribuyen con pérdidas o ganancias.
- Comparación YTD de ganancias y pérdidas (Profit & Loss YTD Comparison): compara ganancias y pérdidas dentro de un rango de tiempo específico, hasta la fecha actual de su año fiscal
- Comparación de ganancias y pérdidas del año anterior (Profit & Loss Prev Year Comparison): compara periodo por periodo de un ano fiscal con respecto al anterior
- Ganancias y pérdidas por trabajo (Profit & Loss by Job): indica cuanto estas ganando o perdiendo en cada trabajo
Balance es tal como su nombre lo describe. Cuál es el valor de tu compañía (activos-bienes, pasivos-deudas y patrimonio neto)?. Su Saldo Estándar indica el balance total para cada cuenta. Algunas variaciones de balances incluye: en detalle (saldos iniciales y finales para cada cuenta), comparación con el año anterior (que tan diferente es un valor a como era en la misma fecha del año anterior?) , y por clase.
El flujo de dinero o fondos tiene dos variaciones: Estado de Flujos de Efectivo, el cual indica cuánto dinero entró y salió durante un periodo de tiempo específico, y el Pronóstico de Flujos de Efectivo que predice cuántos ingresos y gastos (cuentas por pagar, cuentas por cobrar y banca) se tendrán en un futuro cercano.
Los informes de las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar, documentan el estado de tus pagos y cobros. Debes estar acostumbrado(a) a ejecutarlos regularmente, pero también debes examinarlos a fondo todos los meses. Estos dos grupos están subdivididos en numerosos reportes más específicos. Ve al menú de Reports y revísalos cuidadosamente; puedes responder a preguntas que te surgen frecuentemente.
Se puede profundizar hasta el nivel de transacción en los informes de QuickBooks y personalizarlos para revelar la porción exacta de los datos que necesitas. Si no te sientes cómodo(a) trabajando con una amplia variedad de ellos, valdría la pena que tomaras un curso de entrenamiento para Quickbooks en español para explorarlos a una mayor profundidad. Ejecutar reportes con una base regular mejorara tu entendimiento acerca de la situación financiera actual, la cual es fundamental para planificar y tomar decisiones sobre tu negocio.
