Usaras diferentes pantallas dependiendo de la razón del pago.
Los pagos recibidos son buenos; por supuesto, si están registrados en el lugar adecuado. Existen muchas razones por las que un cliente te puede pagar, por lo que es fundamental que ingreses esos pagos en el formulario de QuickBooks adecuadamente.
Las clases de entrenamiento de QuickBooks abarcan este problema con profundidad, pero en esta oportunidad hablaremos de tres de las situaciones más comunes y sus lugares o formularios adecuados.
Si has recibido un pago:
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Fijar los cargos en una o más facturas: en este caso usarás la pantalla de Receive Payments. Abre el menú de Customers y selecciona Receive Payments (haz click en el link de Receive Payments en la página de inicio). Se abrirá esta pantalla:
Registro de los pagos de factura una vez ingresados en esta pantalla.
Llena la parte superior del formulario. Quickbooks mostrará todas las facturas del cliente abiertas en la tabla de abajo. Si todas las facturas del cliente no han sido pagas en su totalidad, los pagos se aplicarán comenzando con la factura más antigua. Puedes cambiar esto marcando y desmarcando las casillas. Si un pago parcial se remite, se debe indicar si se debe considerar esto como un pago insuficiente o cancelar el monto adicional al marcar la casilla correspondiente en el pago incompleto
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Para registrar un pago que se realizó simultáneamente con una venta de modo que la factura no es necesaria: se debe realizar en los recibos de venta. Haz click en Create Sales Receipts en la página inicial (o en Customers | Enter Sales Receipts). Llena la information requerida
Emitirás un recibo de venta por artículos que se pagaron inmediatamente, por cualquier método.
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Para documentar un pago parcial o anticipo que se hizo en el momento de generar la factura o antes: En esta situación, puedes registrar un elemento de pago que restará la cantidad pagada del total de la factura. Ve al menú de Lists y selecciona Item List. Abre el menú desplegable de Item en la parte inferior izquierda y haz click en New. Selecciona Type y haz click en Payment. Crea un Item name que lo describa y una Description. Selecciona un método para depositar esos pagos (agrúpalos como fondos sin depositar o depósitos en otra cuenta) Una vez que has guardado el articulo o Item, puedes seleccionarlo en la lista desplegable de artículos cuando facturas, e ingresar la cantidad a pagar en el espacio al lado de Rate.
Puede configurar un elemento de pago para registrar los pagos hechos en una venta antes o en el momento en que se genera la factura.
Dado que existen numerosas situaciones a las que te enfrentarás en el momento en que los clientes te envían sus pagos, inscribirse en un curso de QuickBooks es la mejor manera de asegurarse de que estas situaciones se conviertan en una parte natural de tu flujo de trabajo. La aplicación de los pagos erróneamente tendrá un impacto negativo sobre los impuestos e informes y flujos de efectivo, por lo que deseas asegurarse de que hacerlo bien.
