No debes registar cada venta del cliente con una factura. A veces, es mas conveniente utilizar un recibo de venta.
Quickbooks no creo reglas para la teneduría de libros, pero utiliza la doble entrada de procedimientos contables que fue diseñada por un monje italiano varios siglos atrás. El programa simplifica este proceso considerablemente, pero para ello es fundamental que entiendas las reglas básicas de su uso. Probablemente, quieras tomar clases de Quickbooks mas adelante para aprenderlas.
Los recibos de venta son un elemento de ese sistema antiguo pero todavía vigente. Son tal como su nombre los describe: recibos de ventas que has hecho a clientes. No son facturas porque estas recibiendo un pago al mismo tiempo que el cliente obtiene su producto o servicio, como por ejemplo una conferencia o alguna convención especial de tu interés.
Una forma simple
Existen varias maneras de ingresar al formulario necesario; una de ellas es simplemente haciendo click al icono de Create Sales Receipts (Crear un recibo de venta) en la página de inicio. Se abrirá una pantalla como la que aparece a continuación (esta es la que aparece en Quickbooks 2013, pero es similar a la de las versiones anteriores)
La ventana de Enter Sales Receipts (Ingresar recibos de venta) en Quickbooks
El formulario luce similar a una factura, pero esta diseñada para ser utilizada cuando te pagan inmediatamente al proveer un producto o servicio. No es necesario crear una factura o estado de cuenta.
Un recibo de venta se completa de la misma manera que se llena cualquier otro formulario de Quickbooks: seleccionando opciones de las listas que se despliega e ingresando data al sistema. Empezaras justo debajo de la barra de herramientas escogiendo un cliente/ trabajo y clase (si aplica), y luego, si así lo deseas, seleccionando un recibo plantilla. Probablemente quieras agregar tu logo por ejemplo, pero necesitas haber modificado el formulario antes de crear la transacción – ve a Lists | Templates (Listas | Plantillas) para hacerlo.
Cambia la fecha y el número de venta si necesitas hacerlo, y luego selecciona un método de pago. Rellena la parte de registración de la página con la información acerca del producto o servicio que estas vendiendo. Clasifica la transacción como imponible o exento de impuestos (taxable or non-taxable); agrega un memorándum si así lo deseas y guarda el archivo.
Recibiendo un pago
Necesitaras una cuenta mercantil para procesar tarjetas de débito y crédito
Puedes registrar pagos realizados en efectivo, cheques o cheques electrónicos, y tarjetas de crédito en los recibos de Cuenta de Quickbooks (incluso hay una opción para trueque o “Barter”). Por supuesto, necesitaras una cuenta mercantil para aceptar tarjetas de crédito y débito y colocar un ganchito en la casilla al lado de Process payment when saving (procesar pago al guarder) antes de cerrar la transacción.
No necesitas un curso o entrenamiento especial de Quickbooks en Espanol para aprender acerca de los recibos de venta, sin embargo, información sobre ellos será facilitada en cualquier curso sobre pagos en Quickbooks que tomes. Simplemente estas documentando una compra hecha cara a cara por un cliente, un proceso que el programa simplifica.
