Crear un registro exhaustivo de proveedores para mejorar A/P speed, Exactitud
La configuración por completo del perfil de un proveedor es un paso fundamental en QuickBooks.
Cuando empiezas a usar QuickBooks por primera vez, estas ansioso por empezar a procesar transacciones y ejecutar reportes; por lo que muchas veces la configuración del perfil del proveedor recibe poca atención. Te dices a ti mismo que lo harás después y continuas posponiéndolo hasta que completas los registros del proveedor, o le das prioridad a otras tareas.
Sin embargo, todas estas otras tareas serían mucho más fáciles de realizar si te tomas el tiempo para llenar la mayor cantidad de datos posibles del proveedor. No tienes que hacerlo todos de una sola vez; puedes tomar el hábito de completar cada registro al mismo tiempo que te ocupas de las actividades de los proveedores individuales. Si anteriormente has asistido a algún entrenamiento de QuickBooks, lo más seguro es que el instructor haya hecho hincapié en esto.
Es muy importante la designación que le des al Proveedor
Comienza haciendo el trabajo básico necesario para la utilización de QuickBooks. Por ejemplo, ya creaste una lista completa de los Tipos de Proveedores (Vendor Types)?. El Clasificar por categorías a los proveedores puede generar que los reportes de tus cuentas por pagar sean más flexibles e intuitivos.
Abre el menú de Lists y selecciona Customer & Vendor Profile Lists | Vendor Type List. Verás todos aquellos proveedores que ya han sido registrados y clasificados. Haz click con el botón derecho en esta ventana para crear un nuevo tipo. Haz Click en New.
El menú que se abre al hacer click al botón derecho en la ventana de Vendor Types te permite manejar las entradas en esta lista.
En la ventana que se abre, ingresa el nombre del tipo de proveedor en el cuadro y marca la casilla que aparece al lado de Subtype of si éste debería de estar subordinado a una subcategoría. Haz click en OK.
Preparando Preferencias
Adicionalmente, existe otra preparación que debes hacer. Abre el menú de Edit, y luego haz click en Preferences | Bills | Company Preferences. Verás esta pantalla:
Como has aprendido en clase de QuickBooks, es importante establecer las preferencias al principio de tu trabajo con QuickBooks.
Aquí las decisiones no son difíciles, pero si importantes. Si quieres estar seguro de estar al tanto de tus obligaciones con tus cuentas por pagar, puedes establecer la fecha de vencimiento de las facturas antes de la fecha de vencimiento. Esto también podría hacerte elegible para descuentos con algunos proveedores. Si usted quiere tomar automáticamente cualquier descuento o reembolso de cualquier crédito que tenga con sus proveedores, chequea esos dos cuadros y selecciona de la lista desplegable una cuenta para depositarlos.
Para estar seguro que no pagaste una factura dos veces, marca la casilla al lado de Warn about duplicate bill numbers from same vendor.
Leyendo Registros
Una vez que el trabajo de preparación esta hecho, necesitas asegurarte que los registros del proveedor estén llenados completamente antes de ingresar las transacciones. Cuando recibes una factura de un cliente, abre su registro en el Vendor Center haciendo click en Vendors | Vendor Center y doble click en el nombre correcto. Selecciona Edit (esta acción cambiara dependiendo de la versión que estés usando)
Por supuesto, la información del contacto debe estar completa. Es importante que tampoco dejes esta otra información en blanco:
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Límite de crédito (credit limits)
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Las condiciones de pago (payment terms)
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Tax ID del proveedor (eligible para 1099?)
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Tipo de proveedor
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Cuenta de gastos predeterminada
Esta ventana de la versión de QuickBooks 2013 muestra algunas de las opciones que puedes escoger sobre los proveedores individuales.
Si completas toda esta información del proveedor a medida que avanzas, ahorras tiempo y te aseguraras que tu relación con los proveedores se mantenga cordial y que tu reputación financiera siga siendo sólida. Un curso de QuickBooks en español no solo te permitirá aclarar todas las dudas que puedas tener sobre la clasificación de cada proveedor, si no que también te dará las herramientas para hacerlo de forma más eficiente.
